Subir archivos a Google Docs

Este breve tutorial describe como subir archivos a google docs.
Fue extraído de la ayuda oficial de Google.

Primero, hay que registrase en el producto Google Docs en http://docs.google.com/, con los mismos datos que se utilizan para acceder a Gmail. Una vez registrado, puede comenzarse a subirse archivos en los siguientes formatos y con los siguientes límites de tamaño:

Documentos (máximo 500 MB): HTML, TXT, DOC, RTF, ODT, SXW

Presentaciones (hasta 10 MB desde el equipo, 2 MB desde Internet y 500 KB por correo electrónico): PPT, PPS Hojas de cálculo (máximo 1 MB): CVS, XLS, ODS.NO pueden subirse archivos en formato PDF.

Accediendo a Google Docs, se suben los archivos desde el equipo, desde una URL donde se aloja el archivo o se envía por correo electrónico. Se comienza por clickear en la solapa Subir y se selecciona qué archivo se sube; puede modificarse el nombre del archivo, si fuese preciso.

1. Subir archivo a Google Docs:



Luego de clickear en Subir, se abre una ventana que muestra los tipos de archivo que pueden subirse, los límites de tamaño y las opciones de subida. Cuando se seleccionó el archivo a subir y desde dónde se carga (el equipo o una URL), se clickea en el botón Subir archivo.

2. Formato y tamaños aceptados:
Concluida la subida del archivo, se muestra una ventana donde se visualiza el archivo cargado -en este ejemplo, un DOC (Word)-. Como Google Docs permite crear y editar documentos de tipo "Documentos", "Presentaciones" y "Hojas de cálculo", puede modificarse el documento original desde esta ventana de visualización. Tal como ha sido subido o editado, para publicar en el blog hay que clickear en la solapa Publicar.

3. Visualización del archivo subido:
Se abre entonces una ventana "Publicar este documento". Si es la primera vez que se utiliza Google Docs para publicar archivos en un blog, es necesario configurar los datos de la cuenta del blog. En las restantes ocasiones, no es preciso configurar estos datos, salvo que se cambien los datos de la cuenta o se quiera publicar en otro blog diferente al que se configuró por primera vez; simplemente, se clickea en el botón Publicar en blog.Para configurar la publicación en el blog, hay que clickear sobre el enlace cambiar la configuración de tu sitio de blogs.

4. Publicar el archivo en el blog:

Al clickear en ese enlace, se abre una ventana "Configuración de sitio de blogs", donde hay que completar los items:* Servicio de blogs existente:Las opciones son "Proveedor alojado (como Blogger, etc.)" y "Mi propio servidor/personalizado". Como la mayoría de los usuarios aloja su blog en el proveedor Blogger.com, que es el primero que aparece en el menú desplegable, basta con dejarlo en esa opción.* Configuración del blog existente:Hay que completar el nombre de usuario, la contraseña, que son los mismos que se utilizan para acceder al blog, y la ID o título del blog; si ese usuario administra sólo uno, se verá ése; si administra más, debe anotar el título del blog donde quiere que se publique el archivo como entrada. Completados estos campos, conviene clickear en el botón Probar, a fin de confirmar que todos los campos fueron completados correctamente. Si se indica que la prueba resultó correcta, se clickea en el botón Aceptar a fin de publicar ese archivo en el blog indicado.

5. Configuración de sitio de blogs:


Tras clickear en Aceptar, una nueva ventana indica que "Este documento se ha publicado en tu blog". El archivo puede eliminarse del blog cuando se quiera, desde el botón Eliminar del blog, y, si se efectúa algún cambio en la edición del archivo desde Google Docs, puede publicarse la actualización clickeando en Volver a publicar la entrada. Si se editó la entrada, se clickea en la ventana "Editar" el botón Guardar.Resta clickear en el botón Cerrar documento y ver cómo ha quedado en el blog.

6. Archivo publicado en el blog:

Para ver cómo ha quedado esa publicación, se accede como usualmente al blog. Si se trata de un archivo de texto, se verá completo en la entrada, salvo que se haya configurado la plantilla para que muestren entradas expandibles. En cuanto a las presentaciones (Power Point, por ejemplo) o a las hojas de cálculo (Excel, por ejemplo), se verán en un tamaño similar a los videos insertados desde YouTube o Google Video. Si estas entradas quedasen algo anchas y se recortaran -sucede en algunas plantillas-, ver la nota 2 de este tutorial.

7. Vista del archivo como entrada en un blog:

Desde luego, pueden asignarse etiquetas a una entrada así creada y editarla en el mismo blog.
Adicionalmente, se pueden crear documentos on line, de tipo "documento", "hoja de cálculo" y "presentaciones", que luego pueden guardarse en la computadora con distintos formatos: con el archivo abierto, clickear en "Archivo" y elegir "Exportar como" (las opciones son HTML, Word, RTF, PDF, TXT, Open Office; noten que es una buena manera de crear PDFs desde otros formatos de archivo, de paso).